Picqer regelt uw magazijn: picken, packen, voorraad, verzendlabels. AFAS Profit regelt uw administratie: facturen, grootboek, debiteuren, btw. Twee sterke systemen — maar zolang ze niet gekoppeld zijn, typt iemand orders over, loopt de voorraad in AFAS achter op de werkelijkheid en wachten facturen op een handmatige actie. Met een goede koppeling verdwijnt dat overtypen: orders stromen automatisch het magazijn in, pakbonnen en track & trace stromen automatisch terug, en uw administratie klopt zonder dat iemand ernaar omkijkt.
Wilt u Picqer koppelen aan AFAS, dan leest u in dit artikel welke datastromen er tussen beide systemen lopen, welke volgordekwesties in de praktijk fout gaan (en hoe u die voorkomt), en hoe u van losse systemen naar een sluitende keten komt.
Wat Picqer wél doet — en wat bewust niet
Picqer is magazijnsoftware (een WMS). De kracht zit in de fysieke logistiek:
- Picken en packen: picklijsten per magazijnlocatie, batchpicking, barcodescanning via de mobiele app, verzendlabels per vervoerder.
- Voorraadbeheer: voorraad per magazijn en per locatie, met onderscheid tussen fysieke voorraad en vrije voorraad (fysiek minus gereserveerd voor orders).
- Backorders: is een artikel niet op voorraad, dan zet Picqer de orderregel automatisch in backorder; komt er nieuwe voorraad binnen, dan verwerkt u de backorders met één actie en maakt Picqer picklijsten voor de orders die weer leverbaar zijn.
- Inkooporders en ontvangsten: inkooporders naar leveranciers, ontvangsten afvinken en voorraad bijboeken.
- Retouren: registreren, beoordelen en terug op voorraad zetten.
Wat Picqer bewust niet doet: boekhouden. Picqer maakt zelf geen facturen, kent geen grootboek, geen debiteurenbeheer en geen btw-aangifte. Dat is een ontwerpkeuze, geen tekortkoming — Picqer gaat ervan uit dat die taken bij uw boekhoud- of ERP-pakket liggen. Gebruikt u AFAS Profit, dan is de koppeling tussen beide systemen dus geen luxe maar een noodzakelijke schakel: zonder koppeling ontstaat er een gat tussen wat het magazijn doet en wat de administratie weet.
Welke datastromen lopen er tussen AFAS en Picqer?
Een complete koppeling bestaat uit vier hoofdstromen. Niet elk bedrijf heeft ze alle vier nodig — maar het loont om ze alle vier bewust af te wegen.
| Datastroom | Richting | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Verkooporders | AFAS → Picqer | Een order in AFAS (of vanuit uw webshop via AFAS) verschijnt automatisch als te picken order in Picqer, inclusief klantgegevens en afleveradres. |
| Pakbonnen & track & trace | Picqer → AFAS | Zodra een zending het magazijn verlaat, wordt in AFAS de pakbon aangemaakt of gereedgemeld en het track & trace-nummer teruggeschreven. Daarmee kan AFAS factureren en de klant informeren. |
| Voorraadmutaties | Picqer → AFAS | Elke pick, ontvangst, retour of correctie in het magazijn wordt doorgezet, zodat de voorraadwaarde in de administratie klopt. |
| Inkooporders & ontvangsten | AFAS ↔ Picqer | Inkooporders uit AFAS worden verwacht in Picqer; de ontvangst in het magazijn meldt terug naar AFAS, zodat inkoopfacturen gematcht kunnen worden. |
Daarnaast loopt er meestal een stamdatastroom: artikelen (artikelnummer, EAN, omschrijving) worden vanuit één bron — vrijwel altijd AFAS — naar Picqer gesynchroniseerd, zodat beide systemen over hetzelfde artikel praten. Verkoopt u ook via een webshop, dan bepaalt u per stroom of die via AFAS of rechtstreeks naar Picqer loopt; hoe die routering samenhangt met uw shop leest u in ons artikel over uw webshop koppelen aan AFAS.
De volgordekwesties die in de praktijk fout gaan
De datastromen hierboven bouwt vrijwel iedere integratiepartij. Het verschil tussen een koppeling die werkt en een koppeling die gedoe geeft, zit in de volgorde- en regievragen eronder. Dit zijn de drie die wij in de praktijk het vaakst fout zien gaan.
1. Wie is leidend voor de voorraad?
De belangrijkste ontwerpkeuze van de hele koppeling. Als zowel AFAS als Picqer voorraad mogen muteren en naar elkaar terugschrijven, krijgt u vroeg of laat een pingpong-effect: correcties die elkaar overschrijven, en niemand die nog weet welk getal klopt.
De vuistregel: het systeem waar de fysieke handeling gebeurt, is leidend voor de fysieke voorraad. In de praktijk is dat Picqer — daar wordt gepickt, ontvangen en geteld. AFAS volgt en registreert de financiële kant (voorraadwaarde, kostprijs). Eenrichtingsverkeer dus: mutaties stromen van Picqer naar AFAS, nooit andersom. Handmatige voorraadcorrecties doet u dan uitsluitend in Picqer, en de koppeling zorgt dat AFAS meebeweegt.
2. Deelleveringen en backorders
Een order met vijf regels waarvan er twee niet op voorraad zijn: Picqer kan de drie leverbare regels alvast versturen en zet de rest in backorder. Prima magazijnlogica — maar wat moet AFAS daarmee?
Als de koppeling alleen “order verzonden” kent, gaat het hier mis: óf de klant krijgt een factuur voor de complete order terwijl er maar een deel geleverd is, óf de facturatie blijft hangen tot de laatste backorder binnen is. Beide varianten leveren telefoontjes op.
De oplossing: de koppeling werkt op zendingsniveau, niet op orderniveau. Elke zending uit Picqer wordt een eigen (deel)pakbon in AFAS, zodat AFAS per deellevering kan factureren en de openstaande regels netjes open blijven staan. Spreek daarnaast af wat er gebeurt als een backorder wordt geannuleerd: die regel moet ook in AFAS vervallen, anders blijft er eeuwig een spookregel open.
3. Eerst de pakbon, dan de factuur
Klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zien we regelmatig koppelingen waarbij de factuur klaarstaat vóórdat het magazijn geleverd heeft — bijvoorbeeld omdat de facturatie aan de orderimport hangt in plaats van aan de terugmelding uit het magazijn. Bij annuleringen, adreswijzigingen of voorraadproblemen ontstaat dan creditwerk dat volledig te voorkomen was. De juiste trigger voor facturatie is altijd de gereedmelding vanuit Picqer, niet de order zelf.
Praktijkvoorbeeld: een groothandel in woontextiel liet orders automatisch naar het magazijn lopen, maar de pakbonnen kwamen per e-mail terug en werden ’s middags handmatig in AFAS verwerkt. Gevolg: klanten ontvingen hun track & trace pas een dag na verzending, en op drukke dagen bleef facturatie liggen. Na het automatiseren van de terugmelding — zending gereed in het magazijn betekent binnen enkele minuten pakbon plus track & trace in AFAS — verdween zowel de achterstand als het dagelijkse uur controlewerk.
Standaardkoppeling of maatwerk?
Picqer levert zelf geen kant-en-klare AFAS-koppeling. Wel heeft Picqer een moderne REST-API (JSON) met webhooks — het systeem kan bijvoorbeeld direct een seintje geven zodra vrije voorraad wijzigt of een picklijst wordt afgerond. Aan de AFAS-kant werkt u met GetConnectors en UpdateConnectors. Technisch zijn beide systemen dus uitstekend koppelbaar; de vraag is alleen via welke route.
Standaardconnector via een integratiepartij. Diverse partijen bieden een voorgebouwde AFAS-Picqer-koppeling aan, vaak op abonnementsbasis. Snel live en prima als uw proces standaard is: orders erin, pakbonnen eruit, voorraad sync. De beperking zit in de randgevallen — deelleveringen, afwijkende magazijnen, klantspecifieke prijsafspraken, bijzondere btw-situaties. Precies de punten hierboven dus.
Maatwerkkoppeling. Een koppeling die exact uw proces volgt: uw keuze wie leidend is, uw backorderbeleid, uw facturatiemoment. Duurder in aanschaf dan een abonnement, maar zonder maandelijkse licentie en zonder de eeuwige workarounds rond een standaardproduct. Voor handels- en groothandelsbedrijven met eigen afspraken per klant is dit meestal de houdbaarste route. Bekijk voor de mogelijkheden onze pagina over AFAS-koppelingen.
Een goede tussenweg bestaat ook: starten met de standaardstromen en alleen maatwerk bouwen op de punten waar uw proces afwijkt. Welke route ook: kies een partij die beide API’s echt kent en die vooraf de volgordekwesties met u doorspreekt — niet pas als de eerste deellevering fout gefactureerd is.
Stappenplan: Picqer aan AFAS koppelen
- Breng de stromen in kaart. Welke van de vier datastromen heeft u nodig, en in welke richting? Vergeet retouren en annuleringen niet — daar zit het meeste handwerk verstopt.
- Kies per gegeven één bron van waarheid. Artikelen: AFAS. Fysieke voorraad: Picqer. Prijzen en debiteuren: AFAS. Leg dit vast vóórdat er iets gebouwd wordt.
- Ontwerp de veldmapping. Artikelnummers en EAN’s moeten één-op-één matchen, magazijnen in Picqer moeten corresponderen met magazijnen in AFAS, en orderreferenties moeten in beide systemen terug te vinden zijn.
- Bepaal het facturatiemoment. Facturatie volgt de gereedmelding per zending — inclusief afspraken over deelleveringen en geannuleerde backorders.
- Bouw en test in stappen. Begin met de orderstroom, dan de terugmelding, dan voorraad en inkoop. Draai een periode parallel mee met het bestaande proces en vergelijk dagelijks de aantallen.
- Regel monitoring en foutafhandeling. Een order die blijft hangen moet een melding opleveren bij de juiste persoon — niet pas opvallen als de klant belt. Dit onderdeel wordt het vaakst overgeslagen en het hardst gemist.
Wat kost een Picqer-AFAS-koppeling?
Een eerste koppeling — bijvoorbeeld orders naar Picqer en pakbonnen met track & trace terug — realiseren wij vaak al voor een paar duizend euro. Grotere trajecten, zoals de volledige keten inclusief inkoop, retouren en meerdere magazijnen, knippen we op in stappen met een vaste prijs per stap. Zo weet u vooraf waar u aan toe bent en levert elke stap direct werkende automatisering op. Een uitgebreide toelichting op de kostenopbouw vindt u in ons artikel over de kosten van een AFAS-koppeling.
Reken ook de andere kant van de som: een medewerker die dagelijks een uur orders overtypt en pakbonnen verwerkt, kost op jaarbasis al gauw meer dan de complete koppeling — nog los van de fouten die handwerk onvermijdelijk meebrengt.
Veelgestelde vragen
Heeft Picqer een standaardkoppeling met AFAS?
Nee, Picqer levert zelf geen kant-en-klare AFAS-koppeling. De verbinding loopt via de API’s van beide systemen: een voorgebouwde connector van een integratiepartij, een maatwerkkoppeling, of een combinatie. Picqers REST-API met webhooks en de AFAS-connectoren maken beide routes technisch goed haalbaar.
Welk systeem is leidend voor de voorraad?
Vrijwel altijd Picqer, omdat daar de fysieke handelingen plaatsvinden: picken, ontvangen, tellen. Voorraadmutaties stromen in één richting naar AFAS, dat de financiële registratie verzorgt. Twee systemen die elkaars voorraad mogen overschrijven, is de meest voorkomende oorzaak van niet-kloppende cijfers.
Wat gebeurt er bij deelleveringen en backorders?
Picqer kan de leverbare regels alvast versturen (deellevering) en zet de rest automatisch in backorder. Een goede koppeling werkt daarom op zendingsniveau: elke deelzending wordt een eigen pakbon in AFAS, zodat u per deellevering kunt factureren en openstaande regels zichtbaar blijven tot ook de backorder is verzonden of geannuleerd.
Hoe lang duurt het bouwen van de koppeling?
Een basiskoppeling (orders heen, pakbonnen en track & trace terug) staat doorgaans binnen enkele weken, inclusief testperiode. De doorlooptijd wordt vooral bepaald door de kwaliteit van uw stamdata — kloppende artikelnummers en EAN’s — en de beschikbaarheid van iemand die uw proces goed kent.
Weten waar u moet beginnen?
Elke situatie is anders: welke stromen u als eerste koppelt, hangt af van waar bij u het meeste handwerk zit. Vraag onze gratis automatiserings-scan aan: wij brengen uw order-, voorraad- en factuurstromen in kaart en u krijgt een concreet advies welke koppeling de meeste tijd oplevert — inclusief prijsindicatie. Liever eerst breder verkennen wat er mogelijk is met API-integraties tussen AFAS, Picqer en uw andere systemen? Ook daarvoor denken we vrijblijvend mee.
